Notas Devolução
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Caminho até lá: Suprimentos ➔ Recebimentos ➔ Notas Devolução.
Com este módulo de devoluções, você vai poder verificar todas as devoluções de mercadoria que a sua empresa recebe. Com ele, você consegue visualizar, de forma prática, se a nota de devolução está de acordo com a nota de venda, para que depois você possa decidir se vai aprovar ou desaprovar a devolução, determinando se os produtos irão retornar ou não.
Na parte dos filtros é possível especificar a sua busca através de:
Período de datas em que as notas de devolução foram emitidas;
Período de datas em que as notas deram entrada no sistema ERP;
Podem ser listadas as notas lançadas ou não lançadas no sistema;
Neste campo você pode pesquisar por razão social, chave de acesso ou número da nota;
Você pode visualizar uma lista com a notas de devoluções que divergem em um ponto específico, basta você selecionar, neste campo, a divergência que desejas.
Filtra pelas devoluções em que o material retorna para a empresa ("Sim") ou se não retorna ("Não");
Você pode optar por mostrar apenas as notas que foram atendidas por determinado atendente. Ou seja, na tela "Atendido Por" você determina quais atendentes são responsáveis por cada representante. Dessa forma quando você realiza um filtro por atendente o sistema irá mostrar todos os clientes que são atendidos pelos representantes vinculados.
Exibe notas em situação de uso autorizado, canceladas, denegadas ou como devolução própria;
Você pode filtrar as notas por situação da devolução, sendo a devolução com quantidade maior que da nota de saída ("Quantidade maior"), com carta de correção ("Carta de Correção"), notas de devoluções ainda não relacionadas com as notas de saída ("Não Relacionado"), com divergência de valor ("Divergência de Valor"), se há uma divergência no relacionamento da nota de devolução com a nota de saída ("Divergência de Relacionamento") ou se está tudo dentro dos conformes ("Tudo Certo");
Com esse filtro o sistema exibe apenas as notas em que foram aprovadas as devoluções ou as que não foram aprovadas ou até mesmo as que ainda não foram vistas, no sentido de que precisam aprovar ou reprovar;
Mostra apenas os documentos que possuem carta de correção;
No cadastro de produtos você pode determinar quais são os produtos que demandam uma atenção maior. Assim, com esta opção você pode listar apenas as notas de devoluções que constem esses produtos ("Sim") ou não ("Não").
Neste módulo de devoluções, há alguns sinalizadores que indicam em que a nota de devolução diverge da nota de venda. Estes indicadores podem ter as seguintes cores:
Quando uma nota de devolução estiver com o indicador verde, significa que está tudo de acordo com a nota de venda referenciada.
O indicador vermelho sinaliza que aquela nota possui uma divergência de valor, isso significa que o valor divergente pode ser do total da nota, do(s) produto(s) ou dos impostos.
Este indicador mostra que a nota de devolução em questão não possui um relacionamento bem definido com a nota de venda, ou seja, ou será necessário fazer a relação do "de para" entre os produtos das notas, ou você terá que fazer a exclusão dos relacionamentos incorretos que o sistema replicou.
Quando este indicador estiver presente em uma nota de devolução, significa que foi devolvida uma quantidade maior de mercadoria do que de fato foi vendida. Em algumas situações isso ocorre devido ao fato de o fornecedor não ter selecionado a nota correta para fazer a devolução.
Quando a nota de devolução contiver campos com divergências e que eles possam ser facilmente corrigidos com uma carta de correção, o sinalizador ficará na cor amarela.
Este sinalizador demonstra que há divergências entre as notas, em algum campo, e que você terá que verificar onde está esta divergência. Na tela dos detalhes da nota, passando o mouse por cima da bolinha laranja, você verá o que diverge. A diferença possivelmente estará nos valores do campo "Outros".
Para visualizar os detalhes da nota e ver a comparação entre a nota de saída e a nota de devolução, você vai:
2) 🖱️ Clicar em "Detalhes da Nota";
3) ✅ Pronto, o sistema abrirá uma outra guia com os detalhes da nota e onde você poderá verificar se o relacionamento entre as duas notas fiscais está de maneira correta.
Caso você tenha clicado em "Detalhes da nota" e tenha aparecido a seguinte mensagem de aviso:
Você precisará, em primeiro lugar, realizar o "de para de produto".
No campo das Notas é feito a comparação entre as notas da seguinte maneira:
Nesta tela da comparação, no campo Notas, você vai encontrar as seguintes abas:
Na aba dos totais são exibidos os campos identificando os números das notas, os produtos (com o código e a descrição), as unidades de medida, quantidades de mercadorias, valores unitários, valor total das mercadorias e valor total das notas.
Já na aba dos Impostos, como o próprio nome já diz, são mostrados os tributos atribuídos nas notas (ICMS, IPI, Base ST, ST, FCP ST e outros) com seus respectivos valores.
E na aba Outros são expostos os campos de NCM, CST e CFOP informados em cada nota. Para esta aba, o sistema realiza uma verificação do de para de CST e CFOP e compara se os valores da nota de devolução estão dentro dos conformes com o que foi cadastrado.
Em um primeiro momento é possível visualizar amplamente quais são os campos que divergem da nota de venda. Basta você passar o mouse por cima do indicador de divergência (a bolinha colorida) ao lado do campo "Ações" que o sistema lhe mostra um resumo dos campos que não estão de acordo:
Sabendo onde estão as divergências, você procura por elas e, se você também passar o mouse por cima do campo vermelho da nota de venda, você pode ver o valor que está informado na nota de devolução (e vice-versa). Isso evita que você tenha que rolar a tela para o lado com tanta frequência, por exemplo.
Agora que você está ciente das divergências da nota de devolução, você deve decidir se aceitará essa devolução como ela está ou se será melhor solicitar uma carta de correção para que, assim, a notas fiquem de acordo ou então se é melhor solicitar o cancelamento desta nota e emissão de uma nova com as informações corretas.
Antes de você solicitar uma carta de correção ou então recusar a devolução, você deve verificar se a unidade de medida do produto da nota de venda diverge da unidade de medida do produto da nota de devolução.
Em primeiro lugar, o sistema verifica se os campos das U.N's são iguais para depois fazer a comparação dos demais campos de cada produto.
Por mais que você tenha a consciência de que as unidades de medida sejam equivalentes, se essas unidades não estiverem escritas exatamente igual, o sistema entende que são duas unidades de medida diferentes.
Portanto, para validar se as divergências apenas aparecem por causa da unidade de medida, você terá que:
1) 🖱️ Rolar a tela para o lado, até o final;
2) 🔢 No campo "F.C", você vai informar o fator de conversão para essas unidades. Se forem unidades equivalentes, o fator será 1;
3) ✅ Clicar em "Salvar".
Pronto! O sistema irá refazer os cálculos e irá informar os outros campos com divergência.
Para esses casos em que você informar o fator de conversão nesse campo, o sistema não irá memorizar, sendo necessário informar novamente esse fator todas as vezes que essa unidade de medida aparecer.
Se essa unidade de medida aparece com frequência, você pode realizar um único cadastro em "Conversão de unidades de medida" ou criar uma relação de "Produto por Fornecedor".
Caso você tenha decidido que é melhor solicitar uma carta de correção para a nota de devolução, você vai:
1) 💻 No campo "Carta de Correção", informar a descrição sobre o que você deseja que seja corrigido na carta;
2) ✅ Clicar em "Pedir carta de correção".
Pronto! Um e-mail foi enviado para o seu fornecedor solicitando a carta de correção com a informações que você descreveu.
Haverá casos em que o sistema não saberá relacionar corretamente os produtos da nota de venda referenciada com os produtos da nota de devolução. Isso acontece porque, provavelmente, há mais de uma chave de acesso sendo referenciada na nota de devolução e, se o mesmo produto estiver presente em cada uma dessas notas de vendas, o sistema irá replicar todas essas vezes.
Portanto, no complemento da nota de devolução, você verá uma grande lista de produtos e, assim, se faz necessário cancelar as associações incorretas para deixar apenas as associações que correspondem de fato ao produto correto da nota de venda correta.
Para cancelar o vínculo de um produto, basta você:
E pronto, a associação foi desfeita!
Caso você tenha desfeito uma associação por engano, você pode refazer o processo. Para restaurar uma associação cancelada, você vai:
Retirar o filtro de "Mostrar não canceladas" e clicar em "Filtrar Devoluções";
Pronto, associação restaurada!
Você pode optar por acrescentar uma observação em uma nota de devolução, para que seu colega de trabalho saiba rapidamente a situação daquela nota. Para isso, você vai:
2) 🖱️ Clicar em "Documentar";
3) 💻 Na aba de "Documentação" que abrir, você vai escrever uma observação no campo "Documentar";
4) ✅ Clicar em "Salvar";
Pronto, observação feita com sucesso!
Os campos de "Unidade" e "Data de Entrada" são utilizados para quando as notas são emitidas para uma empresa, porém a entrega da mercadoria acontece em uma filial. Para isso é necessário informar em qual unidade e a data em que foi feita a entrega.
Esta informação da data de entrada ficará salva na tela do manifesto do destinatário, na coluna "Dt. Entrada" da nota em questão.
Quando uma nota de devolução ainda não possui um relacionamento estabelecido, significa que o sistema não conseguiu realizar por conta a associação dos produtos entre as duas notas (de venda e de devolução), pois não constava o código EAN (European Article Number ou Numeração Européia de Artigos, mais conhecido como código de barras) no XML da nota de devolução.
Ou seja, haverá casos em que se faz necessário "ensinar" o sistema sobre a relação do "de para" de produtos. Assim, você terá que informar manualmente qual produto do sistema ERP que se refere àquele produto que foi devolvido (possivelmente pela primeira vez).
Para fazer a relação do de para de produtos, baseado nas chaves de acessos referenciadas, você terá que:
2) 🖱️ Clicar em "De para de produto";
Ao abrir a aba de "Relação de "De para" de produtos", você vai observar os seguintes campos:
Filtros (onde fica o filtro dos não relacionados e é mostrada a descrição informada em "dados adicionais" do Danfe);
Nota/Série (exibe o número e a série da nota de devolução);
E De Para (listagem de produtos da nota de devolução que precisam da referencia do produto no sistema).
3) 🎯 Na coluna "Produto ERP", presente no campo "De Para", você vai selecionar a qual produto do ERP, presente nas notas de vendas referenciadas na nota de devolução, se refere àquele produto devolvido na nota;
Para te auxiliar nessa busca, o sistema vai informar qual é o código do produto no sistema, seguido de sua descrição, juntamente com o número da nota de venda e o valor total do produto naquela nota.
Lembre-se que você pode digitar alguma informação para agilizar a sua busca.
4) ✅ Clicar em "Salvar".
Pronto, de para feito com sucesso!
Caso seu cliente tenha referenciado a nota de venda errada na nota de devolução, você primeiro terá que decidir se pedirá uma nova nota, com as chaves de acesso referenciadas corretamente, ou se aceitará o erro e apenas corrigirá no sistema da seguinte maneira:
3.1) 💻 Ao abrir a tela, informar um período de datas em que a nota tenha sido emitida. Se quiser agilizar sua busca, você pode digitar o código e/ou a descrição do produto que você deseja relacionar (conforme cadastrado no sistema ERP);
3.2) 🖱️ Clicar em "Filtrar Dados";
3.3) 📋 Assim, o sistema irá te mostrar uma lista com todas as notas de venda emitidas, dentro do período informado, que contenham aquele produto;
3.4) 🎯 Posteriormente, você vai selecionar o produto correto, presente na nota correta;
3.5) ✅ Clicar em "Atualizar".
Pronto, de para feito com sucesso!
Se você remover o filtro "Mostrar não relacionados", os produtos que você fez a associação irão aparecer e você poderá desfazer essa associação caso esteja incorreto.
Caso você tenha feito a associação do produto através do botão roxo, que é o vínculo pela nota certa, a origem do "De Para" ficará como "EAN" e para desfazer este vínculo, é necessário:
➕ adicionar um produto em "Produto ERP";
✅ clicar em "Salvar";
feito isso, você vai realizar o processo abaixo:
Para o caso em que você tenha feito a relação do produto através da coluna "Produto ERP", a vinculação aparecerá como "Produto" em "Origem "De Para"
E para que você desfaça esta relação, basta você:
❌ clicar no "x" da seleção;
✅ clicar em "Salvar".
Pronto, a vinculação foi desfeita!
Pode ocorrer de que o de para relacionado por EAN não seja desfeito, porque, uma vez salvo, o sistema já memorizou que aqueles produtos equivalem.
Caso você tenha decidido que aceitará a devolução, você vai aprovar a devolução da seguinte maneira:
2) 🎯 Selecionar "Aprovar Recebimento";
3) 🖱️ Na tela que abrir, informar se a devolução foi aprovada (sim ou não) e se a mercadoria vai retornar para a empresa;
4) 🎯 Selecionar o motivo da devolução;
5) ✅ Clicar em "Salvar".
Pronto, devolução aprovada com sucesso!
Para todas as aprovações ou reprovações de devoluções, será informado a data em que ocorreu a aprovação ou reprovação, bem como quem foi o responsável que definiu a situação da devolução.
No campo "Obs. Devolução", é exibido o motivo da devolução e, ao lado, se haverá ou não o retorno do material.
Você pode otimizar o seu trabalho e aprovar o recebimento de várias notas de uma vez só. Para isso você vai:
1) ✔️ Selecionar as notas que você deseja aprovar a devolução;
2) ✅ Clicar em "Aprovar/Desaprovar Recebimento";
3) 🖱️ Na tela que abrir, informar se as devoluções foram aprovadas (sim ou não) e se as mercadorias vão retornar para a empresa;
4) 🎯 Selecionar o motivo das devoluções;
5) ✅ Clicar em "Salvar".
Pronto, devoluções aprovadas com sucesso!
Para todas as aprovações ou reprovações de devoluções, será informado a data em que ocorreu a aprovação ou reprovação, bem como quem foi o responsável que definiu a situação da devolução.
No campo "Obs. Devolução", é exibido o motivo da devolução e, ao lado, se haverá ou não o retorno do material.
Você pode baixar os Danfes de várias notas de devolução ao mesmo tempo, podendo realizar o download dos Danfes separadamente em um arquivo zip ou então gerar um arquivo que contenha todos os Danfes nele. Para baixar os arquivos, você vai:
1) 🎯 Selecionar as notas em questão;
2) 🖱️ Clicar em "Extrair";
3) 🎯 Selecionar:
"Danfe", para baixar um arquivo zip;
"Gerar único Danfe", para gerar um único arquivo contendo todos os Danfes;
Pronto, arquivos dos Danfes foram baixados com sucesso!
Quando selecionado para gerar um único Danfe, uma nova guia será aberta contendo todos os Danfes das notas selecionadas. Você pode apenas visualizar este arquivo ou você pode baixá-lo em seu computador:
1) 🖱️ Clicar em da nota em questão;
Destacado em azul é a nota de venda que foi referenciada na nota de devolução, podendo haver mais devoluções de produtos de mais de uma nota;
Já em laranja, destaca-se a nota de devolução e as informações contidas nela;
Em alguns casos a nota de venda pode estar destacada com uma cor creme, isso significa que ela foi emitida faz mais de um ano e o produto que está sendo devolvido consta nela.
clicar no botão, em ações, do produto em questão;
Clicar no botão , em ações, do produto em questão;
1) 🖱️ Clicar em da nota de devolução em questão;
1) 🖱️ Clicar em da nota de devolução sem relacionamento;
3) 🖱️ Você pode clicar em , do produto em questão, para procurar pela nota de venda certa;
1) 🖱️ Clicar em da nota de devolução em questão;
Para baixar o arquivo do Danfe de uma única nota, basta você clicar em da nota em questão que pronto, o arquivo do Danfe será baixado no seu computador.
